처음 써보는 마이크로소프트 팀즈: 팀 채팅·화상회의·파일 공유까지 기초 사용법 완전 정리
안녕하세요~
오늘은 마이크로소프트에서 나온 협업 도구 팀즈(Microsoft Teams) 사용법을 정리해 보려고 합니다.
예전에 제가 다니던 회사에서 갑자기 “이제 화상 회의는 팀즈로 진행합니다”라는 공지가 뜬 적이 있었어요.
그동안 쓰던 화상 회의 프로그램에 익숙해져 있던 터라, 저희 팀 모두 “이거 어떻게 쓰지?” 하면서 꽤 당황했던 기억이 있습니다.
팀즈는 카카오톡처럼 친숙한 것도 아니고, 슬랙처럼 이미 많이 써본 사람도 많지 않아서
처음에는 그냥 “화상 회의만 여는 프로그램” 정도로만 쓰게 되는 경우가 많습니다.
그런데 마이크로소프트 팀즈는 채팅, 회의, 파일 공유, 일정, 업무 협업까지
한 번에 묶어 놓은 도구라서 기본 구조만 이해해도 이메일 왕복 횟수와 회의 피로도를 꽤 줄일 수 있습니다.
이 글에서는 팀즈를 처음 쓰는 분들도 화면만 따라 하면 쓸 수 있도록
① 팀 채팅 ② 화상 회의 ③ 파일 공유를 중심으로 기초 사용법을 하나씩 정리해 보겠습니다.
1. 마이크로소프트 팀즈, 어떤 서비스인지 한 줄 정리
마이크로소프트 팀즈는 회사/학교용 카톡 + 줌 + 구글 드라이브를 한 번에 섞어놓은 협업 도구라고 보면 됩니다.
- 채팅 기능: 1:1, 그룹 채팅, 이모지/파일 공유
- 팀·채널 기능: 프로젝트/부서 단위로 대화방과 파일 공간 구성
- 회의 기능: 화상회의, 화면 공유, 녹화, 채팅
- 파일 기능: Word·Excel·PowerPoint를 팀즈 안에서 바로 열고 공동 편집
핵심은 “대화와 파일, 회의가 다 한 곳에 모여 있다”는 점입니다.
메일·메신저·화상회의 앱을 왔다 갔다 할 필요를 줄이는 게 팀즈의 목적이에요.
2. 팀즈 처음 설치·로그인하는 방법 (PC 기준)
회사에서 계정을 받았다는 전제 기준으로, 기본 흐름만 잡아볼게요.
2-1. 팀즈 설치
- 회사에서 안내해 준 마이크로소프트 365 계정을 준비합니다. (예: 이름@회사도메인)
- 웹 브라우저에서 “Microsoft Teams 다운로드”를 검색해 공식 페이지에 접속합니다.
- Windows용 Teams 다운로드 버튼을 눌러 설치 파일을 내려받습니다.
- 다운로드한 설치 파일을 실행해, 안내에 따라 설치를 진행합니다.
2-2. 로그인
- 설치 후 Microsoft Teams 앱을 실행합니다.
- 회사에서 받은 회사용 이메일 주소를 입력하고 다음으로 진행합니다.
- 비밀번호와 2단계 인증(필요시)을 완료하면 팀즈 메인 화면이 열립니다.
여기까지 하면 최소한 채팅·회의·파일에 접근할 준비는 끝난 상태입니다.
3. 팀즈 기본 화면 구조 이해하기
팀즈를 처음 켰을 때, 왼쪽 세로 메뉴만 이해해도 절반은 끝입니다.
- 왼쪽 사이드바
- 활동: 나에게 온 멘션, 답글, 알림 모음
- 채팅: 1:1, 소규모 그룹 대화
- 팀: 부서/프로젝트 단위 공간 (채널들이 여기에 붙어 있음)
- 캘린더: 팀즈 회의 일정(Outlook과 연동)
- 파일: 내가 팀즈에서 주고받은 파일 모음
- 가운데 영역: 선택한 메뉴의 내용이 나타나는 메인 화면
- 오른쪽 상단: 내 프로필, 상태 메시지, 설정
카카오톡 = 채팅 탭 중심, 팀즈 = 채팅 + 팀 + 회의 탭을 같이 쓰는 구조라고 기억하면 이해가 좀 더 쉬워집니다.
4. 팀 채팅 사용하는 법: 1:1·단체방·멘션·이모지
팀즈의 “채팅” 탭은 카카오톡과 가장 비슷한 느낌으로 쓸 수 있는 공간입니다.
4-1. 1:1 채팅 시작
- 왼쪽 메뉴에서 “채팅”을 클릭합니다.
- 상단의 “새 채팅” 아이콘(+ 또는 연필 모양)을 클릭합니다.
- 받는 사람 칸에 동료 이름 또는 이메일 주소를 입력해 선택합니다.
- 아래 메시지 입력창에 글을 쓰고 Enter를 눌러 전송합니다.
4-2. 그룹 채팅 만들기
- 역시 “새 채팅”을 클릭합니다.
- 받는 사람 입력 칸에 여러 명의 이름을 연속으로 입력해 추가합니다.
- 필요하다면 상단 제목 영역에 채팅방 이름을 지정할 수 있습니다. (예: “프로젝트 A TF”)
4-3. 멘션, 이모지, 파일 보내기
- @멘션: 메시지 입력창에서
@이름을 입력하면 특정 사람을 콕 집어 호출 가능 - 이모지/스티커/GIF: 입력창 아래 아이콘으로 간단한 반응 남기기
- 파일 첨부: 클립 모양 아이콘 클릭 → 내 PC 또는 팀즈/OneDrive에서 파일 선택
처음에는 카톡처럼 “채팅 탭부터 익숙해진다”는 느낌으로 접근하면 부담이 확 줄어듭니다.
5. ‘팀’과 ‘채널’에서 대화하는 법
팀즈의 진짜 핵심은 왼쪽 메뉴의 “팀” 탭입니다.
여기서 부서·프로젝트 단위로 공용 대화 + 파일 + 회의 기록이 한 곳에 모입니다.
5-1. 팀과 채널 구조 이해하기
- 팀(Team): 부서/프로젝트 전체 공간 (예: “마케팅팀”, “프로젝트 A”)
- 채널(Channel): 팀 안의 주제별 방 (예: “공지”, “업무 공유”, “디자인”, “개발”)
카톡에 비유하면, 팀 = 단톡방 묶음, 채널 = 단톡방 하나에 가깝습니다.
5-2. 채널에서 글 올리기
- 왼쪽 메뉴에서 “팀”을 클릭합니다.
- 목록에서 원하는 팀 → 채널을 선택합니다.
- 가운데 하단의 “새 대화 시작” 상자에 내용을 입력합니다.
- Enter를 눌러 보내면, 해당 채널에 속한 모든 사람이 볼 수 있는 공개 글로 올라갑니다.
5-3. 공지처럼 강조해서 올리고 싶을 때
- 메시지 입력창 아래의 서식 아이콘(A 모양)을 클릭합니다.
- 메시지 상단에 제목을 적고, 본문을 아래에 입력합니다.
- 글꼴, 굵게, 강조 색 등으로 공지 느낌을 줄 수 있습니다.
프로젝트 관련 내용, 회의록, 공지사항은 개인 채팅이 아니라 채널에 남기는 습관을 들이면 나중에 검색하고 찾기가 훨씬 편해집니다.
6. 화상회의 시작·참여하는 방법
팀즈는 채팅창 안에서 바로 화상회의로 전환할 수 있다는 점이 편합니다.
6-1. 즉석 회의 시작하기
- 원하는 채팅 또는 채널을 엽니다.
- 상단에 있는 카메라 아이콘(즉시 회의 시작)을 클릭합니다.
- 회의 제목을 간단히 입력한 뒤 “지금 시작” 버튼을 누릅니다.
- 필요하면 참가자를 검색해서 초대하거나, 회의 링크를 복사해 공유합니다.
6-2. 예정된 회의에 참가하기
- 왼쪽 메뉴에서 “캘린더”를 클릭합니다.
- 목록 또는 달력에서 참여할 회의를 선택합니다.
- 오른쪽에 표시되는 상세 정보에서 “참가” 버튼을 클릭합니다.
- 카메라·마이크 설정을 확인하고, 다시 “지금 참가”를 누릅니다.
회의 링크는 Outlook 메일, 팀즈 채널, 채팅 등 여러 곳에서 공유될 수 있으니
보통은 “메일의 회의 초대” 또는 “캘린더” 두 군데를 주로 보게 됩니다.
7. 회의 중 화면 공유·채팅·배경 설정 활용하기
회의에 들어가면 아래쪽 또는 위쪽에 아이콘이 줄줄이 나와 있습니다.
여기서 몇 가지만 익혀 두면 회의 품질이 확 달라집니다.
7-1. 화면 공유
- 회의 중에 화면 공유 아이콘(사각형 + 화살표 모양)을 클릭합니다.
- 공유할 대상을 선택합니다.
- 현재 전체 화면
- 특정 윈도우(예: 파워포인트, 브라우저 창)
- 특정 탭(브라우저에서 지원되는 경우)
- 선택 후 공유를 시작하면, 참가자들이 내 화면을 볼 수 있습니다.
7-2. 회의 중 채팅
- 회의 툴바에서 채팅 아이콘을 클릭하면 오른쪽에 채팅 패널이 열립니다.
- 회의 내용 정리, 링크 공유, 질문 모으기 등에 활용할 수 있습니다.
7-3. 배경 효과(뒷배경 흐리기/이미지)
- 회의에 들어가기 전에 또는 회의 중에, 카메라 설정/배경 효과 메뉴를 엽니다.
- 배경 흐리기, 기본 이미지, 회사가 제공한 배경 등을 선택합니다.
- 선택 후 적용하면 카메라에는 얼굴만 선명하게 나오고, 뒤 배경은 자연스럽게 가려집니다.
회의 중에 최소한 음소거, 카메라 on/off, 화면 공유, 채팅 네 가지만 익혀도 “팀즈 못 다루는 사람” 느낌에서 벗어날 수 있습니다.
8. 파일 공유와 공동 작업(Word·Excel·PowerPoint 같이 쓰기)
팀즈의 파일 공유는 단순한 “전송”이 아니라, 같은 파일을 동시에 열고 같이 수정할 수 있는 구조입니다.
8-1. 채팅에서 파일 공유하기
- 1:1 또는 그룹 채팅을 엽니다.
- 입력창 아래의 클립 모양 아이콘을 클릭합니다.
- 내 컴퓨터에서 업로드 또는 OneDrive/Teams에서 선택 옵션을 고릅니다.
- 파일을 선택해 전송합니다.
이렇게 올린 Office 문서는 팀즈 안에서 바로 클릭해 열면, 브라우저 또는 앱에서 곧바로 편집할 수 있습니다.
8-2. 팀/채널에서 파일 공유하기
- 팀 → 채널로 이동합니다.
- 상단 탭 중 “파일”을 클릭합니다.
- “업로드” 버튼으로 파일을 올리거나, 채널 대화에 파일을 끌어다 놓습니다.
채널에 올린 파일은 그 채널에 속한 팀원 모두가 접근할 수 있고, Office 파일은 동시에 여러 명이 수정해도 버전 관리가 자동으로 이루어집니다.
9. 알림·상태 메시지 설정으로 방해 줄이기
팀즈를 쓰다 보면 하루 종일 알림이 울릴 수 있습니다.
이때 알림 설정과 상태 메시지를 적당히 조절해두면 업무 집중도가 훨씬 올라갑니다.
9-1. 알림 기본 설정
- 오른쪽 상단 프로필 아이콘을 클릭합니다.
- “설정” → “알림” 메뉴를 엽니다.
- 여기서
- 멘션/답글
- 회의 초대
- 팀/채널 활동
9-2. “방해 금지” 상태 이용
- 프로필 아이콘을 눌러 “상태”를 “방해 금지”로 바꾸면
- 일정 시간 동안 알림을 제한해 놓고, 집중해서 문서 작업을 할 수 있습니다.
10. 정리: 팀즈를 ‘회사 메신저 + 협업 공간’으로 쓰는 루틴
마이크로소프트 팀즈는 기능이 많다 보니 처음에는 복잡해 보입니다.
하지만 아래 세 가지만 먼저 익히면, 일단 써먹을 수 있는 수준은 금방 됩니다.
- 채팅: 동료와 1:1·그룹 채팅, 멘션, 파일 보내기
- 팀/채널: 프로젝트·부서별 공간에서 공지·회의록·파일 공유
- 회의: 회의 참가, 화면 공유, 채팅, 배경 설정
처음에는 “카카오톡보다 어렵지만, 익숙해지면 이메일보다 훨씬 편한 도구” 정도로만 생각하고
오늘 정리한 순서대로 하나씩 눌러보면서 익숙해지면 됩니다.
11. 자주 묻는 질문 (FAQ)
- Q1. 카카오톡이랑 팀즈랑 뭐가 제일 크게 다른가요?
- 카카오톡은 개인 메신저 중심이고, 팀즈는 회사·조직 기준 협업 도구에 가깝습니다.
대화뿐만 아니라 팀/채널 구조, 회의, 파일, 일정까지 한 번에 다루는 게 가장 큰 차이입니다. - Q2. 팀 채팅이랑 팀/채널 대화 중 어디에 글을 남겨야 하나요?
- 개인적인 이야기나 1:1 조율은 채팅 탭, 프로젝트 진행 상황·회의록·공유해야 할 내용은 팀 → 채널에 남기는 게 좋습니다.
나중에 검색·공유·인수인계까지 생각하면, 업무 내용은 채널 쪽이 훨씬 유리합니다. - Q3. 회의 초대는 꼭 팀즈에서만 해야 하나요?
- 팀즈 회의는 보통 Outlook 일정과 연동되어 있어서, Outlook에서 회의 일정을 만들면 자동으로 팀즈 회의 링크가 생성되기도 합니다.
반대로 팀즈의 캘린더 탭에서 회의를 만들면, Outlook에도 같이 반영되는 구조라고 보면 됩니다. - Q4. 팀즈에서 공유한 파일은 어디에 저장되나요?
- 채널에 올린 파일은 보통 그 팀의 SharePoint에, 1:1 채팅에서 올린 파일은 개인 OneDrive에 저장되는 구조입니다.
사용자는 굳이 위치를 몰라도 되지만, “팀 파일은 팀즈 → 파일 탭에서 찾는다”라고만 기억하면 충분합니다. - Q5. 팀즈가 너무 무겁게 느껴질 때, 최소 기능만 쓰는 방법이 있을까요?
- 처음에는
- ① 채팅 탭으로 1:1·그룹 대화
- ② 팀/채널 탭으로 공지·파일만 확인
- ③ 캘린더에서 회의 참가
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